Czy prokrastynacja (odkładanie realizacji zadań w czasie) jest szkodliwa?

Pozornie odpowiedź na powyższe pytanie mogłaby się wydawać jednoznaczna: tak. Ale czy rzeczywiście w każdym przypadku odkładanie czynności do wykonania ich później, czyli prokrastynacja, ma na nas negatywny wpływ? W moim, rzecz jasna czysto subiektywnym odczuciu nie. Ocena tego kiedy prokrastynacja zaczyna przeszkadzać nam w normalnym funkcjonowaniu zależy w mojej ocenie od dwóch czynników: częstotliwości powtarzania tego stanu oraz skali ewentualnych negatywnych konsekwencji. 1. Kiedy prokrastynacja może pomóc? Odnośnie pierwszego czynnika, tak jak pisałem we wpisie „Jak znaleźć w sobie motywację?”, zupełnie normalnym jest, że czasami ze względu na brak energii, zmęczenie itp. nie jesteśmy w stanie wykrzesać z siebie sił do działania. Jeżeli ma to miejsce incydentalnie, to oznacza, że zwyczajnie organizm wysyła nam sygnał o przeciążeniu: fizycznym lub psychicznym i wówczas warto go „posłuchać” i zwyczajnie odpuścić, po to by np. następnego dnia, po regeneracji, wykonać zaplanowaną czynność ze zwiększoną motywacją i energią. Takie przesunięcie w czasie wykonania określonego działania, czyli prokrastynacja, jest jak najbardziej akceptowalna i zupełnie nie warto doszukiwać się wówczas problemu. 2. Kiedy prokrastynacja może szkodzić? Gorzej jeśli takie zmęczenie pojawia się coraz częściej i tym samym wyrabiamy w sobie nawyk coraz częstszego przekładania założonych do realizacji planów.W takiej sytuacji zaczyna być odczuwalny drugi z przytoczonych czynników, a więc negatywne konsekwencje przekładania w czasie zaplanowanych czynności. Może to dotyczyć zarówno sfery zawodowej (np. niewykonania projektu, niedostatecznego przygotowania się do egzaminu itp.), jak i osobistej (np. generowania stagnacji, monotonii w związku itp.). Wskazane sytuacje stanowią sygnał alarmowy, który powinien dać nam do myślenia, aby w odpowiedni sposób temu przeciwdziałać – jeżeli skala problemu nie jest znaczna, to np. dzięki procesowi coachingowemu, a w przypadku trudniejszej sytuacji, nawet terapii. 3. Jak ocenić szkodliwość prokrastynacji? Osobiście ocenę szkodliwości prokrastynacji porównałbym do szkodliwości spożywania alkoholu.Istnieje wiele badań naukowych potwierdzających, że spożywany w niewielkich ilościach alkohol może korzystnie wpływać na nasze zdrowie. Dotyczy to np. czerwonego wina, whisky, a nawet piwa. Jeżeli natomiast będzie spożywany zbyt często, zwłaszcza w dużych ilościach, może przynieść organizmowi wiele szkód, np. w postaci chorób takich jak alkoholizm, czy choroby nowotworowe.Podobnie jest w przypadku prokrastynacji: jeżeli przytrafia się incydentalnie, może wręcz pomóc skuteczniej wykonać zadanie dzięki odpoczynkowi. Jeżeli przytrafia się regularnie, zacznie zaburzać normalne funkcjonowanie i będzie to wymagało wdrożenia środków hamujących ten stan. 4. Co sprzyja prokrastynacji? W mojej ocenie są to dwa czynniki: – brak określenia terminu wykonania zadania. W tym przypadku brak presji czasowej może paradoksalnie przynieść więcej szkód niż pożytku. Warto zatem zawsze wzmocnić swoją motywację do zrealizowania danego zadania poprzez ścisłe określenie terminu jego wykonania. W przypadku zadań służbowych problem ten najczęściej nie występuje, gdyż z reguły pracujemy w określonych ramach czasowych. Natomiast nawet w przypadku, gdy nakładamy dane zadanie sami na siebie (np. wykonanie porządków domowych), warto nałożyć na siebie choćby minimalną presję czasową. – brak nadawania zadaniom rangi (skali istotności). W przypadku kiedy mamy do wykonania więcej niż jedno zadanie, może zdarzyć się sytuacja, w której nie wiemy od czego zacząć i tym samym automatycznie wydłużamy proces ich realizacji. 5. Metody/techniki pomocne w zwalczaniu prokrastynacji W przypadku określania ram czasowych wykonania zadania, zwłaszcza tych, których termin wykonania jest zależny wyłącznie od nas, przydatne może okazać się zastosowanie tzw. techniki Pomodoro, a więc 25 minut ciągłej pracy (ale dokładnie z zegarkiem/minutnikiem w ręku!) i 5 minut odpoczynku. Cykl ten jest powtarzany aż do zrealizowania zadania. W przypadku nadawania zadaniom rangi (skali istotności) przydatne może okazać się zastosowanie tzw. Macierzy Eisenhowera, która pozwala uszeregować zadania w kolejności znaczenia ich wykonania (np. pod względem czasowym). Macierz ta dzieli zadania na 4 kategorie:- ważne i pilne (do najszybszego wykonania);- ważne i niepilne (drugie pod względem istotności);- nieważne i pilne (trzecie pod względem istotności);- nieważne i niepilne (teoretycznie najmniej istotne) – realizację zadań z tej kategorii możemy zatem śmiało odłożyć w czasie. Na koniec mogę podzielić się swoją własną, wypracowaną, niezaobserwowaną nigdzie metodą, którą jest rozpisywanie zadań do wykonania na małych karteczkach i wykreślanie ich z listy po zrealizowaniu. Po skreśleniu wszystkich zadań z listy (a więc ich zrealizowaniu) drę i wyrzucam karteczkę do kosza, co pozwala mi poczuć satysfakcję i ulgę, a jednocześnie zapomnieć o już zrealizowanych zadaniach i skupić się na kolejnych. Karteczki te mają różne kolory w zależności od rangi zadań:- czerwony: zadania najważniejsze, ale możliwe do odłożenia w czasie;- żółty: zadania bieżące;- niebieski: zadania mniej istotne i mniej pilne, możliwe do odłożenia w czasie. Podsumowując, należy pamiętać, że planowanie wykonywania zadań jest kwestią indywidualną. Dla jednej osoby presja zbliżającego się upływu terminu realizacji zadania będzie czynnikiem motywującym, u innej może z kolei wywoływać dodatkowy stres utrudniający pracę.Zaproponowane w tym wpisie rozwiązania nie muszą mieć zatem uniwersalnego charakteru, ale być może dla niektórych z Czytelników okażą się przydatne.  Jak wspomniano wcześniej, w przypadku poczucia konieczności ograniczania prokrastynacji, pomocny może okazać się proces coachingowy, dzięki któremu możliwe jest wypracowanie własnych, skutecznych w indywidualnym przypadku metod jej ograniczania.